会議の議事録を簡単に共有できて、より価値あるものにする社内SNS

会議の議事録を簡単に共有できる社内SNS

議事録の目的とは何でしょうか?

まずは議事録の目的について、少し見てみましょう。

  • 会議の内容(決定事項、検討事項)を記録として見える化するため
  • 関係者間での認識のズレなどを減らすために内容を共有するため
  • タスクを見える化して担当者や期限を明確にするため
他にも目的(役割)は考えられると思いますが、上記の3つが共通であるかと思います。

関係者と情報を共有するが重要

会議の議事録を作っても、「誰も見ていない(共有されていない)」のでは全く意味がありません。
関係者同士での共通理解を深めるためにも、議事録は共有されていなければなりません。

最初から共有しやすいもので議事録を作ればいいのです。
もちろんグループウェアを使って議事録を作っている企業も多いかと思います。

グループウェアでは、ワード等で作成した議事録をアップロードして、それを関係者が確認するという流れになりますね。
しかし、社内SNSを使うことでより、リアルタイムで価値のある議事録をつくることができて、会議自体も濃いものにをすることができます。

会議の内容(流れ)までもが共有できる

会議室にいなくても会議に参加できる

社内SNS内にプロジェクト毎のグループ(関係者がメンバーとして参加をしている)を用意します。
会議の際に議事録係の人がリアルタイムに議題や発言、決定事項などをグループ内に投稿するようにすれば、何らかの事情で会議の場にいることが出来ない人(出張など)がいても会議の様子を把握することが出来ます。

こうすれば議論に参加することも可能です。
会議が終わった後でも、会議の流れを見直すことも可能です。

またタスク機能を使って、その場でタスクの担当者、期限を追加すれば効率的です。

会議が終了した時には立派な議事録が出来上がっています。(必要のない投稿は削除すれば整理も簡単です)さらに「総括」した投稿があれば完璧でしょう。

単に「総括」しか載っていない議事録よりも「なぜそうなったのか」という過程も把握できる議事録の方が価値が高いはずです。

The following two tabs change content below.

遠藤聡

株式会社ソーシャルメディア研究所にてWEBマスターを務めておりました。 デジタルバインズ株式会社では社内SNS運用研修「コンテンツ作成」を担当しております。