会議の議事録を簡単に共有できて、より価値あるものにする社内SNS

議事録の目的とは何でしょうか?
まずは議事録の目的について、少し見てみましょう。
- 会議の内容(決定事項、検討事項)を記録として見える化するため
- 関係者間での認識のズレなどを減らすために内容を共有するため
- タスクを見える化して担当者や期限を明確にするため
関係者と情報を共有するが重要
会議の議事録を作っても、「誰も見ていない(共有されていない)」のでは全く意味がありません。
関係者同士での共通理解を深めるためにも、議事録は共有されていなければなりません。
最初から共有しやすいもので議事録を作ればいいのです。
もちろんグループウェアを使って議事録を作っている企業も多いかと思います。
グループウェアでは、ワード等で作成した議事録をアップロードして、それを関係者が確認するという流れになりますね。
しかし、社内SNSを使うことでより、リアルタイムで価値のある議事録をつくることができて、会議自体も濃いものにをすることができます。
会議の内容(流れ)までもが共有できる

社内SNS内にプロジェクト毎のグループ(関係者がメンバーとして参加をしている)を用意します。
会議の際に議事録係の人がリアルタイムに議題や発言、決定事項などをグループ内に投稿するようにすれば、何らかの事情で会議の場にいることが出来ない人(出張など)がいても会議の様子を把握することが出来ます。
こうすれば議論に参加することも可能です。
会議が終わった後でも、会議の流れを見直すことも可能です。
またタスク機能を使って、その場でタスクの担当者、期限を追加すれば効率的です。
会議が終了した時には立派な議事録が出来上がっています。(必要のない投稿は削除すれば整理も簡単です)さらに「総括」した投稿があれば完璧でしょう。
単に「総括」しか載っていない議事録よりも「なぜそうなったのか」という過程も把握できる議事録の方が価値が高いはずです。
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遠藤聡
株式会社ソーシャルメディア研究所にてWEBマスターを務めておりました。
デジタルバインズ株式会社では社内SNS運用研修「コンテンツ作成」を担当しております。
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